Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Entendiéndonos a Nosotros Mismos y a los Demás

• Comprender que, al pedir a otros que asistan a una reunión, estamos imponiendo nuestra lista de prioridades sobre ellos
• ¿Qué nos hace comportarnos como lo hacemos?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás: ¿siempre responden como queremos y como deberían? Si no es así, ¿por qué...?

El Proceso para Gestionar Reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión; cuáles son las alternativas; alguna de ellas es preferible?
• El proceso para convocar, gestionar y prepararse para reuniones:
  • Crear una agenda significativa que cubra los objetivos de la reunión, el/los tema(s) a tratar y los tiempos sugeridos
  • Invitar solo a las personas adecuadas — y a nadie más
  • Gestionar la reunión: permitiendo únicamente contribuciones relevantes (pero con cuidado de distinguir entre lo relevante y lo irrelevante); mantenerse en la agenda; respetar el tiempo establecido
  • Crear salidas documentales: no necesariamente actas detalladas, pero al menos puntos de acción
  • Organizar reunión(es) de seguimiento

Asistir a Reuniones

• ¿Necesito asistir a todas las reuniones a las que soy invitado?
• ¿Cómo decido si asistir (o no) a una reunión?
• ¿Qué justificaciones tengo para rehusar asistir?
• ¿Qué otras cosas puedo hacer durante una reunión relacionadas con los asistentes, el tema tratado y los tiempos?

Otras Cuestiones de Eficiencia Personal y Gestión del Tiempo

• Establecimiento de Objetivos — personales y profesionales — y mantenerlos
• Priorización del Trabajo
  • ¿Cómo decido qué tareas deben realizarse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por los empleados: ¿están mis compañeros y colegas trabajando para mí, o estoy trabajando para ellos...?
• Ladrones de tiempo: ¿qué más me roba tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos
  • Llamadas telefónicas
  • Interrupciones imprevistas
  • Actividades de desplazamiento: procrastinación...
  • Otras cosas...
• Delegación efectiva
• Asertividad: buscar un compromiso; aprender a decir "no" eficazmente