Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Comprender a nosotros mismos y a los demás

• Comprender que, cuando pedimos a otros que asistan a una reunión, estamos imponiéndoles nuestra lista de prioridades
• ¿Qué nos hace comportarnos de la manera en que lo hacemos?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás: responden siempre como queremos y como deberían? Si no es así, ¿por qué…?

El proceso para gestionar reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión; cuáles son las alternativas; si alguna de ellas es preferible?
• El proceso para convocar, gestionar y prepararse para las reuniones:
  • Crear una agenda significativa que cubra los objetivos de la reunión, los temas a tratar y los tiempos sugeridos
  • Invitar solo a las personas adecuadas – y a nadie más
  • Gestionar la reunión: permitir solo contribuciones relevantes (pero siendo cuidadosos para diferenciar entre lo relevante y lo no relevante); adherirse a la agenda; cumplir los plazos
  • Crear resultados: no necesariamente minutas detalladas, pero, al menos, puntos de acción
  • Programar reuniones de seguimiento

Asistir a reuniones

• ¿Necesito asistir a todas las reuniones a las que me invitan?
• ¿Cómo decido si asistir (o no) a reuniones?
• ¿Qué justificaciones tengo para declinar la asistencia?
• ¿Qué más me está permitido hacer durante una reunión en relación con los asistentes, el tema en discusión y los tiempos?

Otros temas de eficiencia personal y gestión del tiempo

• Establecer objetivos – personales y profesionales – y adherirse a ellos
• Priorización del trabajo
  • ¿Cómo decido qué necesita hacerse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por empleados: ¿están mis colaboradores y colegas trabajando para mí o yo trabajo para ellos…?
• Los ladrones de tiempo: ¿qué más me roba el tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos
  • Llamadas telefónicas
  • Interrupciones no planificadas
  • Actividades de desviación: procrastinación…
  • Otras cosas…
• Delegación efectiva
• Asertividad: buscar un compromiso; aprender a decir “no” eficazmente